Pengenalan Kepada CBIS

1.1    Pengenalan Kepada CBIS

Sistem maklumat berasaskan komputer (CBIS) amat luas penggunaanya, ianya  bukan sahaja terhad kepada organisasi besar sahaja, bahkan digunakan oleh syarikat-syarikat kecil sehingga peringkat individu di rumah. Ini membuktikan betapa pentingnyan sistem maklumat dalam kehidupan kita. Oleh itu, adalah wajar kita memahami dengan lebih lanjut apakah yang dimaksudkan       dengan sistem maklumat, komponen-komponen binaannya dan kebaikan penggunaannya.

1.2.1   Konsep Sistem

Sistem adalah satu koleksi komponen-komponen yang berkaitan antara satu sama lain dan saling berinteraksi untuk mencapai matlamat.  Ciri-ciri satu sistem adalah :

a.    Tujuan

Matlamat atau objektif yang hendak dicapai.

b.    Komponen

Beberapa elemen dan dikenali sebagai sub-sistem.

c.    Sempadan

Garisan pemisah di antara sistem luar dengan sistem dalam. Sempadan mengasingkan sistem dengan persekitaran luar.

d.    Antaramuka

Titik atau laluan atau bukaan di sempadan di mana input daripada persekitaran masuk ke dalam sistem dan output daripada sistem keluar ke persekitaran.

e.   Input

Sebarang objek atau elemen yang masuk daripada persekitaran ke  dalam sistem. Input diperlukan bagi membolehkan komponen-komponen sub-sistem berfungsi dan bertugas.

f.    Output

Input yang masuk akan diproses dan keluarkan kepada persekitaran sebagai output.

 

 

       

 

 

          

 

 

RAJAH 1.1 : CIRI-CIRI SISTEM

 

f.     Data

Data merupakan input kepada sesebuah sistem maklumat. Data adalah   sesuatu yang belum diproses dan mempunyai maksudnya yang tersendiri. Contohnya huruf, nombor, imej, bunyi atau video.

       

g.    Maklumat

      Data yang telah diproses dan bermakna. Maklumat yang selalunya dihasilkan   oleh  sistem maklumat adalah dalam format laporan, graf dan paparan pada skrin.

1.2       ciri-ciri maklumat yang baik untuk kegunaan pengguna

1.2.1   Tepat

Maklumat yang dihasilkan bebas daripada ralat. Maklumat yang mengandungi ralat  adakalanya lebih merbahaya daripada keadaan tiada maklumat. Ini kerana maklumat sedemikian mungkin membuatkan pengguna mengambil keputusan yang salah.

1.2.2    Lengkap

Maklumat sempurna dan lengkap bermaksud segala keperluan  pengguna   maklumat dipenuhi.

1.2.3      Berwibawa

Maklumat tersebut mempunyai kebolehpercayaan yang tinggi disamping  boleh dirujuk semula akan sumber maklumat tersebut sekiranya dikehendaki.

1.2.4      Relevan

Maklumat yang dapat memenuhi kehendak dan kemahuan pengguna maklumat.

1.2.5      Jimat

Maklumat yang akan dihasilkan oleh sistem maklumat tersebut mestilah  mempunyai ciri keberkesanan kos, dimana pelaburan bagi menghasilkan maklumat tersebut adalah rendah berbanding pendapatan ataupun keuntungan yang diperolehi.

1.2.6      Anjal

Maklumat yang dihasilkan boleh digunakan oleh orang ramai  (pengguna) dan untuk pelbagai tujuan.

1.2.7    Ringkas

Maklumat yang dipersembahkan kepada pengguna hendaklah dalam bentuk yang mudah difahami.  Maklumat yang terlalu padat atau terlalu banyak boleh menyebabkan limpahan maklumat kepada pengguna.

1.2.8     Pemasaan (Timely)

Ciri ini sangat penting kerana maklumat di luar masa dikehendaki, mungkin tidak lagi berguna.  Apabila pengguna maklumat memerlukan suatu maklumat pada suatu masa dan tempat, maka sistem maklumat tersebut seharusnya berkeupayaan untuk menjanakan maklumat tersebut tepat pada waktunya.

1.2.9     Keselamatan

Maklumat seharusnya mempunyai ciri sekuriti bagi membolehkan hanya orang yang berhak dan layak sahaja memilikinya.

1.3    Sistem Maklumat

Sistem maklumat adalah satu koleksi komponen-komponen yang berkaitan di antara satu sama lain dan saling berinteraksi untuk ‘keluar-masuk’, memproses dan menghasilkan output yang boleh digunakan untuk mencapai sesuatu objektif.

Fungsi-fungsi utama sistem maklumat adalah:

·         Menerima input ialah penerimaan fakta atau data  yang datang dari luar sistem.

·         Pemprosesan data ialah pengolahan (manipulasi) data untuk menjadi maklumat.

·         Output ialah penghasilan maklumat untuk digunakan di luar sistem.

·         Storan data ialah tempat menyimpan maklumat untuk rujukan atau kegunaan di masa akan datang.

1.4    Sistem Maklumat Berasaskan Komputer

Suatu sistem maklumat boleh dikategorikan kepada dua iaitu manual dan automasi.  Sistem maklumat automasi juga turut dikenali sebagai sistem maklumat berkomputer atau sistem maklumat berasaskan komputer.   Sebelum kehadiran komputer, semua sistem maklumat adalah dalam bentuk manual iaitu proses pengumpulan data dan mengolah maklumat dilaksanakan tanpa mengunakan komputer. Namun setelah wujudnya komputer, hampir kebanyakan sistem maklumat yang digunakan dewasa ini adalah automasi atau menggunakan komputer sehingga menyebabkan istilah sistem maklumat menjadi sinonim dengan sistem maklumat berkomputer.

1.4.1      Komputer dan Sistem Maklumat

Ia saling memerlukan antara satu sama lain. Sistem maklumat yang tepat, sistematik dan pantas dapat diwujudkan melalui penggunaan  komputer.

 

1.5      Peranan DAN FUNGSI CBIS

1.5.1  PERANAN CBIS

Untuk pengetahuan kita, sistem maklumat mempunyai 5 fungsi utama iaitu:

·         input,

·         proses,

·         output storan

·         kawalan

Rajah 1.2 menunjukkan 5 fungsi atau aktivi sistem maklumat serta hubungan antaranya.

 

Sumber :  Management Information Sistem oleh James A.O’Brien.

	RAJAH 1.2 : FUNGSI-FUNGSI CBIS

 

1.5.2      Fungsi CBIS

a.    Input

Data mentah sama ada daripada organisasi atau persekitaran luaran untuk dIproses.

b.   Proses

Menukarkan data mentah kepada maklumat yang berguna.

c.   Output

Mengagihkan maklumat yang telah diproses kepada manusia untuk  digunakan.

d.    Storan

Ruang penyimpanan kepada sumber data yang telah ditukarkan kepada bentuk maklumat.

e.    Kawalan

Mengawal perjalanan dan memastikan pencapaian  atau kemajuan sistem maklumat.

1.6 Komponen-komponen Sistem Maklumat Berbantukan Komputer

1.6.1      Perkakasan (Hardware)

Alatan fizikal sesebuah komputer. Contoh: papan kekunci, monitor, Unit Pemprosesan Pusat (CPU), tetikus, pencetak dan sebagainya.  Perkakasan digunakan untuk tujuan memasukkan data, memproses data menjadi maklumat, mengeluar serta menyimpan maklumat.  Manakala peralatan komunikasi membolehkan perkongsian maklumat melalui rangkaian dan penyambungan.

1.6.2      Perisian (Software)

Set arahan yang menggerakkan perkakasan.  Contoh Microsoft Word, Excel, Access dan sebagainya.  Secara umum perisian komputer terbahagi kepada 2 jenis iaitu perisian sistem dan perisian aplikasi.  Kedua-dua jenis perisian ini dibangunkan dengan menggunakan bahasa pengaturcaraan.

1.6.3      Manusia

Mengeluarkan produk, memberi perkhidmatan, meyelesaikan masalah dan membuat keputusan.  Manusia yang menggunakan komputer dikenali sebagai pengguna akhir (end user) atau pengguna.

1.6.4      Data

Meliputi semua jenis data yang tersimpan dan digunakan oleh sistem maklumat tersebut.  Data boleh terdiri daripada fakta-fakta, nombor, perkataan, imej, audio dan video. Binaan asas bagi data merupakan abjad, simbol khas seperti (?), noktah bertindih (; ) dan sebagainya.

1.6.5      Prosedur

Arahan yang menerangkan bagaimana untuk mengendalikan dan menggunakan sistem maklumat.

Rajah 1.3 di bawah menunjukkan aliran data ke komputer untuk diproses menjadi maklumat.

 

 

Sumber :  Management Information Sistem oleh James A.O’Brien.

	RAJAH 1.3 : Sistem Maklumat Berbantukan  Komputer

 

1.7    Model CBIS

Model dalam pembangunan sistem, boleh ditakrifkan sebagai perwakilan bahagian tertentu yang diambil daripada alam nyata. Dalam keadaan tertentu,  model adalah sama seperti produk sebenar. Terdapat juga model yang ditunjukkan dalam bentuk perwakilan grafik dan animasi. Bagi pembangunan sistem maklumat , model yang digunakan termasuk input, output, proses, data, objek , interaksi antara objek , lokasi, rangkaian dan juga peranti-peranti yang terlibat.

Model yang digunakan dalam pembangunan sistem maklumat ialah model perancangan projek (Project Planning Model ), seperti carta PERT dan CARTA GANTT. Model ini menunjukan perwakilan projek pembangunan sistem itu sendiri, yang mana mengenengahkan tugasan atau aktiviti dan tarikh siap bagi setiap aktiviti tersebut.  Model lain yang berkaitan dengan pengurusan projek ialah carta yang menunjukkan agihan tenaga kerja bagi suatu projek. Carta ini dipanggil Carta Hierarki Organisasi ( Organizational Hierarchy Chart )

Jadual 1.1 dibawah menunjukkan contoh-contoh model yang diperlukan bagi proses pembangunan Sistem Maklumat.

Model Komponen Sistem	Carta Alir Rajah Aliran Data Rajah Perhubungan Entiti Carta Struktur Rajah Kes Kepenggunaan Rajah Kelas Rajah Aliran
Model Pengurusan Proses Pembangunan	Carta PERT Carta GANTT Rajah Struktur Organisasi Model Analisis Kewangan NPV ROI

Sumber :  Management Information Sistem oleh

James A.O’Brien.

	JADUAL 1.1 : MODEL PEMBANGUNAN SISTEM MAKLUMAT

 

 

Soalan 1

Takrifkan istilah-istilah berikut :

i.      Sistem

ii.     Sistem Maklumat

iii.    Data

iv.   Maklumat

v.    Sistem Maklumat Berasaskan Komputer

Soalan 2

Nyatakan ciri-ciri maklumat yang baik.

Soalan 3

Berikan 2 contoh Sistem Maklumat yang wujud pada masa kini. Anda dikehendaki memberi penerangan tentang sIstem maklumat tersebut  berdasarkan aspek berikut :

i.      Nama sistem tersebut

ii.     Pengenalan kepada sistem

iii.    Kebaikan sistem

iv.   Proses-proses yang terlibat .

v.    Rekabentuk input dan rekabentuk output.

Syarat-syarat tugasan

i.              Tugasan berkumpulan, bilangan ahli 2 orang

ii.             Tugasan ini perlu dipersembahkan di hadapan kelas.

Soalan 4

Nyatakan fungsi utama Sistem Maklumat Berasaskan Komputer (CBIS).

Soalan 5

5.                                                 Lengkapkan jadual di bawah dengan jawapan yang betul.

     

Model Komponen Sistem	_______________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________
Model Pengurusan Proses Pembangunan	_______________________ _______________________ _______________________ _______________________

 

SOALAN 1

i.      Sistem adalah satu koleksi komponen-komponen yang berkaitan   antara   satu sama lain  dan saling berinteraksi untuk mencapai matlamat.

ii.     Sistem maklumat adalah satu koleksi komponen-komponen yang berkaitan   antara  satu sama lain dan saling berinteraksi untuk menerima inout , memproses serta menghasilkan output yang digunakan bagi mencapai sesuatu objektif.

iii.    Data merupakan input kepada sesebuah sistem maklumat. Data  adalah sesuatu yang belum diproses dan mempunyai meksudnya yang tersendiri. Contohnya huruf, nombor, imej, bunyi atau video.

iv.  Data yang telah diproses dan bermakna. Maklumat yang selalunya  dihasilkan oleh sistem maklumat adalah dalam format laporan, graf dan paparan pada skrin.

v.  Suatu sistem maklumat boleh dikategorikan kepada 2 iaitu manual dan automasi. Sistem maklumat automasi juga turut dikenali sebagai sistem maklumat berkomputer atau sistem maklumat berasaskan komputer.

SOALAN 2

Berikut merupakan ciri-ciri maklumat yang baik untuk kegunaan pengguna.

i.    Tepat

Maklumat yang dihasilkan bebas daripada ralat. Maklumat yang    mengandungi ralat adakalanya lebih merbahaya daripada keadaan tiada maklumat. Ini kerana maklumat sedemikian mungkin menghasilkan keputusan silap yang langsung memberi pada kepada pengguna.

ii.     Lengkap

Maklumat sempurna dan lengkap bermaksud segala keperluan  pengguna   maklumat dipenuhi.

iii.    Berwibawa

Maklumat tersebut mempunyai kebolehpercayaan yang tinggi    disamping  boleh dirujuk semula akan sumber maklumat tersebut sekiranya dikehendaki.

iv.    Relevan

Maklumat yang dapat memenuhi kehendak dan kemahuan pengguna    maklumat.

v.    Jimat

      Maklumat yang akan dihasil oleh sistem maklumat tersebut mestilah mempunyai ciri keberkesanan kos dimana, pelaburan bagi menghasilkan maklumat adalah rendah berbandingkan pendapatan ataupun keuntungan yang diperolehi.

vi.   Anjal

Maklumat yang dihasilkan boleh digunakan oleh orang rammai  pengguna dan untuk pelbagai tujuan.

vii.  Ringkas

Maklumat yang dipersembahkan kepada pengguna maklumat hendaklah dalam bentuk yang mudah difahami dalam penggunaannya. Maklumat yang terlalu padat atau terlalu banyak menyebabkab keadaan limpahan maklumat kepada penggunanya.

viii.    Timely

Ciri ini sangat penting kerana maklumat di luar masa dikehendaki, mungkin tidak lagi berguna. Apabila pengguna maklumat memerlukan suatu maklumat pada sekian masa dan tempat, maka sistem maklumat tersebut seharusnya berkeupayaan untuk menjanakan maklumat tersebut tepat pada waktunya.

ix.   Keselamatan

Maklumat seharusnya mempunyai ciri sekuriti bagi membolehkan hanya orang yang berhak dan layak sahaja memilikinya.

SOALAN 3

i.              Cari sebarang sistem yang digunakan oleh organisasi/syarikat/jabatan     yang ada pada masa kini. Contohnya Sistem Pendaftaran Pelajar PSP.

ii.             Sistem Pendaftaran Pelajar PSP merekodkan maklumat peribadi pelajar, maklumat asrama dan maklumat berkaitan dengan peperiksaan bagi semua pelajar semester 1 hingga 6 Politeknik Seberang Perai (PSP). Sistem ini diuruskan oleh kakitangan Hal-hal pelajar PSP.

iii.            Kebaikan sistem :

§  Merekodkan maklumat pelajar secara sistematik dan pantas.

§  Maklumat pelajar dapat disimpan dengan cepat dan selamat

§  Pencarian rekod pelajar boleh dibuat  berdasarkan nama atau nombor pendaftaran.

§  Tidak berlaku sebarang tindanan maklumat.

§  Rekod pelajar dihubungkan dengan asrama, peperiksaan dan hal-hal pelajar

iv.           Proses-proses yang terlibat

 

 

 

SOALAN 4

 Fungsi CBIS

i.  Input

Data mentah sama ada daripada organisasi atau persekitaran luaran untuk diproses.

ii.   Proses

Menukarkan data mentah kepada maklumat yang berguna

iii.  Output

Mengagihkan maklumat yang telah diproses kepada manusia untuk  digunakan.

iv.  Storan

Ruang penyimpanan kepada sumber data yang telah ditukarkan ke bentuk maklumat.

v.   Kawalan

Mengawal perjalanan dan memastikan pencapaian  atau kemajuan sistem maklumat.